Referenzprojekte · KI-Telefonassistent Hotellerie
KI-Telefonassistent im Main Plaza Suite Tower Frankfurt.
Rund 1.200 KI-Gesprächsminuten pro Monat und circa 60 % automatisiert bearbeitete Anrufe: Ein individuell entwickelter KI-Telefonassistent unterstützt die Gästekommunikation und entlastet das Hotelteam bei wiederkehrenden Anfragen.
01 · Der Kunde
Gästeservice in einem Frankfurter Hotel- und Restaurantbetrieb.
Der Main Plaza Suite Tower in Frankfurt am Main vereint Hotelbetrieb und Gastronomie. Telefonische Gästeanfragen gehören hier zum Tagesgeschäft.
Gleichzeitig betreuen die Mitarbeitenden Gäste vor Ort, kümmern sich um Reservierungen und übernehmen zahlreiche organisatorische Aufgaben.
Für diesen Alltag haben wir eine individuelle KI-Telefonassistenz entwickelt, die sich an den tatsächlichen Abläufen des Betriebs orientiert.
02 · Die Herausforderung
Jeder wiederkehrende Anruf bindet Zeit des Hotelteams.
Gäste erkundigen sich telefonisch nach Buchungsmöglichkeiten, Öffnungszeiten, Aufenthalten und allgemeinen Informationen zum Hotel oder Restaurant.
Viele dieser Fragen wiederholen sich. Trotzdem mussten Mitarbeitende die Anrufe immer wieder persönlich entgegennehmen und beantworten.
Gerade während des laufenden Hotel- und Restaurantbetriebs entsteht dadurch zusätzlicher organisatorischer Aufwand. Genau hier sollte die Automatisierung der Telefonie ansetzen.
Die telefonische Erreichbarkeit verbessern, Standardanfragen automatisiert beantworten und dem Team mehr Zeit für die persönliche Gästebetreuung geben.
03 · Die Lösung
Ein KI-Telefonassistent, der mehr kann als Anrufe entgegennehmen.
Die KI führt mehrsprachige Telefongespräche, beantwortet häufige Gästeanfragen und kann je nach Anliegen direkt weitere Aktionen auslösen. So wird aus automatisierter Telefonie ein praktischer Bestandteil des Gästeservices.
Gästeanfragen beantworten
Häufige Fragen zum Hotel, Restaurant und Aufenthalt automatisch und verständlich beantworten.
Mehrsprachige Gespräche
Internationale Gäste in verschiedenen Sprachen telefonisch unterstützen.
SMS und WhatsApp
Buchungslinks und weitere Informationen direkt an Gäste versenden.
Mitarbeiter informieren
Anliegen strukturiert erfassen und bei Bedarf per E-Mail an das zuständige Team übermitteln.
Gespräche weiterleiten
Komplexe Anliegen oder den Wunsch nach persönlichem Kontakt an Mitarbeitende weitergeben.
SIHOT-Integration
Die Anbindung an das Hotelmanagementsystem SIHOT wird schrittweise erweitert, um künftig auch Buchungsprozesse direkt zu unterstützen.
04 · Die Umsetzung
Nicht einfach installiert. Sondern in den Hotelalltag integriert.
Die KI-Telefonassistenz wurde für die Gästekommunikation eingerichtet, im laufenden Betrieb angepasst und über mehrere Monate um zusätzliche Funktionen weiterentwickelt.
Telefonie
Eingehende Anrufe werden vom KI-Telefonassistenten entgegengenommen.
Anliegen erkennen
Die KI versteht die Anfrage und ermittelt die passende Reaktion.
Aktionen ausführen
Fragen beantworten, Nachrichten versenden oder Gespräche weiterleiten.
Systeme verbinden
Bestehende Hotelsoftware schrittweise anbinden und Buchungsfunktionen ausbauen.
05 · Die Ergebnisse
Weniger Routineanrufe. Mehr Zeit für Gäste.
Der KI-Telefonassistent bearbeitet bereits einen großen Teil der eingehenden Anrufe eigenständig. Das Hotelteam wird bei wiederkehrenden Fragen entlastet und bleibt für persönliche oder komplexere Anliegen erreichbar.
Standardfragen übernimmt die KI. Das Team kann sich stärker auf Gäste vor Ort und Anfragen konzentrieren, bei denen persönliche Betreuung gefragt ist.
Die Erfahrungen aus dem Projekt zeigen, dass ein KI-Telefonassistent im Hotel nicht nur die Erreichbarkeit unterstützt, sondern wiederkehrende Aufgaben im Gästeservice sinnvoll automatisieren kann.
06 · Das Fazit
KI-Telefonie, die das Hotelteam im Alltag wirklich entlastet.
Das Referenzprojekt im Main Plaza Suite Tower zeigt, wie ein individuell entwickelter KI-Telefonassistent die telefonische Gästekommunikation im Hotel- und Restaurantbetrieb unterstützen kann.
Rund 60 % automatisiert bearbeitete Anrufe bedeuten: Viele wiederkehrende Fragen müssen nicht mehr persönlich vom Team beantwortet werden. Gleichzeitig bleibt die Weiterleitung an Mitarbeitende möglich, wenn ein Gast individuelle Unterstützung benötigt.
Entscheidend ist dabei nicht die KI allein, sondern ihre Einbindung in die bestehenden Abläufe. Genau so entsteht eine Lösung, die Mitarbeitende unterstützt und den persönlichen Gästeservice ergänzt.
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