Referenzprojekt · Dokumentenautomatisierung · Neuwied
KI automatisiert die Dokumentenindexierung bei Digitize Solution.
Rund 30 bis 35 % weniger Zeitaufwand bei der Dokumentenverarbeitung: Für Digitize Solution in Neuwied haben wir ein bestehendes Dokumentenmanagementsystem um KI erweitert. Die Lösung liest Dokumente aus, erkennt relevante Informationen und überträgt sie strukturiert zurück ins DMS.
01 · Der Kunde
Professionelle Aktendigitalisierung aus Neuwied.
DS Digitize-Solution unterstützt Unternehmen und Organisationen dabei, analoge Akten und Dokumente digital verfügbar zu machen. Zum Angebot gehören unter anderem das Scannen, die strukturierte Ablage und die Indexierung von Unterlagen.
Damit digitale Dokumente im Arbeitsalltag tatsächlich nutzbar sind, müssen die enthaltenen Informationen richtig zugeordnet und im Dokumentenmanagementsystem auffindbar sein.
Genau an diesem Punkt setzt unser gemeinsames KI-Projekt an.
02 · Die Herausforderung
Dokumente waren digital. Die Indexierung kostete trotzdem Zeit.
Digitize Solution arbeitete bereits mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Für die Indexierung mussten jedoch passende Vorlagen und Zuordnungen vorbereitet werden. Das bedeutete zusätzlichen Aufwand, besonders wenn sich Dokumenttypen und Inhalte unterschieden.
Die Informationen sollten nicht nur als Datei abgelegt werden. Entscheidend war, relevante Daten in strukturierten Feldern verfügbar zu machen, damit sie anschließend gesucht, gefiltert und ausgewertet werden können.
Die manuelle Vorbereitung bei der Dokumentenindexierung reduzieren und das vorhandene DMS um eine KI ergänzen, die Informationen automatisch erkennt und strukturiert zurückgibt.
03 · Die Lösung
KI-Dokumentenverarbeitung direkt im bestehenden DMS.
Statt eine neue Dokumentenverwaltung einzuführen, wurde der vorhandene Ablauf erweitert. Die KI verarbeitet Dokumenteninhalte, erkennt benötigte Informationen und übergibt die Ergebnisse zurück an das Dokumentenmanagementsystem.
Dokumente automatisch auslesen
Die KI verarbeitet eingehende Dokumente und erfasst die für den weiteren Ablauf benötigten Inhalte.
Informationen erkennen
Relevante Angaben werden aus dem Dokumentinhalt herausgefiltert, statt für jeden Fall manuell vorbereitet zu werden.
Automatisch indexieren
Die erkannten Informationen werden passenden Indexfeldern zugeordnet und strukturiert aufbereitet.
Vorlagenaufwand reduzieren
Die KI verringert den Bedarf, für unterschiedliche Dokumente eigene Auslesevorlagen anzulegen.
Ins DMS zurückspielen
Die strukturierten Ergebnisse werden in das bereits verwendete Dokumentenmanagementsystem übergeben.
Daten nutzbar machen
Indexierte Inhalte stehen in auslesbaren Feldern bereit und lassen sich für Suche, Filterung und Auswertungen verwenden.
04 · Die Umsetzung
Bestehende Abläufe verstehen. KI ergänzen. Ergebnisse zurückgeben.
Im Mittelpunkt stand keine vollständige Systemumstellung, sondern eine gezielte Erweiterung des vorhandenen DMS-Prozesses. So konnte die automatische Dokumentenindexierung dort ansetzen, wo zuvor besonders viel Vorbereitungsarbeit entstand.
Prozess analysieren
Den bisherigen Ablauf der Dokumentenerfassung, Indexierung und Ablage im DMS nachvollziehen.
KI-Auslesung aufbauen
Relevante Informationen aus unterschiedlichen Dokumenten erkennen und für die Weiterverarbeitung strukturieren.
DMS anbinden
Die erkannten Indexwerte in die vorhandenen Felder des Dokumentenmanagementsystems zurückführen.
Ablauf prüfen
Die Verarbeitung anhand realer Dokumente testen und die Zuordnung im Arbeitsprozess verbessern.
05 · Die Ergebnisse
30 bis 35 % weniger Zeitaufwand bei der Dokumentenindexierung.
Die KI-Erweiterung beschleunigt den bisherigen Indexierungsprozess. Wiederkehrende Vorbereitungs- und Zuordnungsschritte werden reduziert, während die Daten weiterhin im bestehenden DMS verfügbar bleiben.
Dokumente auslesen, Informationen zuordnen und Indexfelder befüllen: Die KI übernimmt zentrale Schritte der bisherigen Vorbereitung.
Der Mehrwert entsteht nicht allein durch schnelleres Erfassen. Die ausgelesenen Informationen stehen strukturiert zur Verfügung und können direkt im Dokumentenmanagement weiterverwendet werden.
Das Projekt im Video
So beschleunigt KI die Dokumentenindexierung bei Digitize Solution.
Im Video zeigen wir, wie die KI-Erweiterung in der Praxis eingesetzt wird und warum die automatische Indexierung bei Digitize Solution Zeit spart.
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06 · Das Fazit
KI muss bestehende Software nicht ersetzen. Sie kann sie besser machen.
Das Projekt mit Digitize Solution zeigt, wie KI-Dokumentenverarbeitung einen bestehenden Geschäftsprozess gezielt verbessert. Die vorhandene DMS-Lösung bleibt bestehen und erhält genau dort zusätzliche Intelligenz, wo zuvor manuelle Arbeit notwendig war.
Mit rund 30 bis 35 % weniger Zeitaufwand in der Dokumentenindexierung entsteht ein messbarer Vorteil. Gleichzeitig stehen die ausgelesenen Daten strukturiert für die weitere Nutzung bereit.
Für Unternehmen mit vielen Dokumenten liegt darin ein großes Potenzial: weniger Vorlagenpflege, weniger manuelle Zuordnung und mehr Zeit für Aufgaben, die persönliche Entscheidungen erfordern.
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