Referenzprojekt · Gastronomie · Koblenz
KI-Telefonassistent für das Restaurant Project Vegan in Koblenz.
300 bis 400 Anrufe pro Monat und rund 90 % automatisierte Anrufbearbeitung: Ein KI-Telefonassistent für die Gastronomie unterstützt Project Vegan bei Reservierungsanfragen, Gästefragen und der telefonischen Erreichbarkeit – auch außerhalb der Öffnungszeiten.
01 · Der Kunde
Vegane asiatische Küche am Deutschen Eck in Koblenz.
Project Vegan ist ein veganes Restaurant in Koblenz. Auf der Speisekarte stehen vietnamesisch inspirierte Gerichte, pflanzliches Sushi und weitere asiatische Spezialitäten.
Das Restaurant empfängt Gäste direkt am Deutschen Eck und bietet neben dem regulären Restaurantbesuch auch Möglichkeiten für Veranstaltungen und Gutscheine.
Mit einem hohen Anteil telefonischer Reservierungsanfragen ist eine zuverlässige Kommunikation für den Restaurantbetrieb besonders wichtig.
02 · Die Herausforderung
Das Telefon klingelt. Während das Team Gäste bedient.
Reservierungen, Fragen zur Speisekarte, zu Öffnungszeiten oder zur Verfügbarkeit: Im Restaurant gehen viele Anrufe ein, deren Inhalte sich regelmäßig wiederholen.
Gerade in Stoßzeiten müssen Mitarbeitende zwischen persönlichem Service und Telefon wechseln. Außerhalb der Öffnungszeiten möchten Gäste trotzdem Informationen erhalten oder eine Reservierung anfragen.
Ein KI-Telefonassistent sollte diese Routineanfragen übernehmen, ohne dass der persönliche Kontakt bei besonderen Anliegen verloren geht.
Gäste telefonisch zuverlässig erreichen, wiederkehrende Fragen automatisiert beantworten und das Restaurantteam während des laufenden Betriebs entlasten.
03 · Die Lösung
Ein KI-Telefonassistent für Restaurants, der Anfragen direkt weiterbearbeitet.
Für Project Vegan wurde eine individuelle KI-Telefonassistenz eingerichtet. Sie führt Gespräche mit Gästen, beantwortet typische Fragen und übermittelt Reservierungswünsche oder Rückrufanfragen an das Team. Dafür ist keine direkte Integration in das Reservierungssystem erforderlich.
Gästeanfragen beantworten
Informationen zu Öffnungszeiten, Speisekarte und Restaurantbesuch direkt am Telefon bereitstellen.
Reservierungen erfassen
Reservierungswünsche aufnehmen und zur weiteren Bearbeitung an das Restaurantteam senden – ohne automatische Eintragung in ein Buchungssystem.
WhatsApp und SMS
Links zur Tischreservierung, zu Gutscheinen und weitere hilfreiche Informationen direkt an Gäste versenden.
Mehrsprachige Telefonie
Gäste in verschiedenen Sprachen unterstützen und häufige Fragen verständlich beantworten.
Gespräche weiterleiten
Bei besonderen Fragen oder persönlichem Gesprächsbedarf direkt mit Mitarbeitenden verbinden.
Team per E-Mail informieren
Reservierungsanfragen und Rückrufwünsche strukturiert erfassen und zur Bearbeitung weitergeben.
04 · Die Umsetzung
Auf den Restaurantalltag abgestimmt. Im Betrieb weiter verbessert.
Der KI-Telefonassistent wurde auf die typischen Fragen und Abläufe bei Project Vegan abgestimmt. Auch nach der Einführung werden Gespräche ausgewertet und Antworten sowie Abläufe bei Bedarf angepasst.
Anrufe annehmen
Der KI-Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe entgegen, auch wenn gerade niemand aus dem Team ans Telefon gehen kann.
Anliegen verstehen
Die KI erkennt, ob Gäste Informationen, einen Reservierungslink oder persönliche Unterstützung benötigen.
Passend reagieren
Fragen beantworten, Links per WhatsApp oder SMS versenden, Wünsche erfassen oder Anrufe weiterleiten.
Laufend optimieren
Gespräche regelmäßig prüfen und die KI-Telefonassistenz anhand realer Gästeanfragen verbessern.
05 · Die Ergebnisse
Weniger Telefonunterbrechungen. Mehr Zeit für Restaurantgäste.
Der KI-Telefonassistent bearbeitet bei Project Vegan rund neun von zehn Anrufen automatisiert. Das Team muss dadurch viele wiederkehrende Telefonanfragen nicht mehr selbst beantworten.
Die KI beantwortet Standardfragen, versendet Informationen und gibt Reservierungswünsche weiter. Mitarbeitende können sich stärker auf Gäste im Restaurant konzentrieren.
Auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten können Gäste den KI-Telefonassistenten erreichen. Komplexere Anliegen bleiben durch Weiterleitung und Rückrufwünsche beim Restaurantteam.
06 · Das Fazit
KI-Telefonie macht den Restaurantservice spürbar einfacher.
Project Vegan zeigt, wie ein KI-Telefonassistent in der Gastronomie einen großen Teil der telefonischen Gästekommunikation übernehmen kann – ohne das bestehende Reservierungssystem direkt anbinden zu müssen.
Rund 90 % automatisiert bearbeitete Anrufe bei 300 bis 400 Anrufen monatlich schaffen Freiraum im laufenden Betrieb. Gleichzeitig können Gäste Informationen erhalten, Links anfordern und ihre Reservierungswünsche übermitteln.
Entscheidend ist die Kombination aus automatisierter Erreichbarkeit und persönlichem Service: Die KI übernimmt wiederkehrende Aufgaben. Das Restaurantteam bleibt für individuelle Anliegen zuständig.
„Super angenehme & hocheffiziente Zusammenarbeit mit Benjamin Bär, der mit seinen automatisierten KI Prozessen uns viel Zeit & Kosten gespart hat. Absolute Empfehlung!“
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